De nye personvernreglene som trer i kraft 25. mai 2018 gjør det obligatorisk for mange norske virksomheter å ha ombud. Men hvem blir egentlig pålagt å ha ombud med de nye reglene?
Artikkel 37 i den nye forordningen som kommer fra EU sier at både behandlingsansvarlige og databehandlere skal utpeke et personvernombud dersom:
- behandlingen utføres av en offentlig myndighet eller et offentlig organ, bortsett fra domstoler som handler innenfor rammen av sin domsmyndighet,
- den behandlingsansvarliges eller databehandlerens hovedvirksomhet består av behandlingsaktiviteter som på grunn av sin art, sitt omfang og/eller formål krever regelmessig og systematisk monitorering i stor skala av registrerte, eller
- den behandlingsansvarliges eller databehandlerens hovedvirksomhet består av behandling i stor skala av særlige kategorier av opplysninger i henhold til artikkel 9 (sensitive personopplysninger) eller personopplysninger knyttet til straffedommer og straffbare forhold som er nevnt i artikkel 10.
Med mindre det er helt opplagt at en virksomhet ikke er pålagt å ha ombud, anbefaler Datatilsynet at virksomheten dokumenterer de vurderingene som har blitt gjort dersom personvernombud ikke blir opprettet. Dokumentasjonen er nødvendig for å kunne vise at virksomheten har gjennomført en reell vurdering, der alle relevante faktorer har blitt tatt med. Vurderingene bør oppdateres ved behov, for eksempel hvis virksomheten starter nye behandlinger av personopplysninger som kan være omfattet av de tre punktene over.
Hva faller innenfor «offentlig myndighet og organ»?
Forordningen definerer ikke hva offentlig myndighet og organ betyr i vår sammenheng, og det er opp til hvert land å definere ut i fra sitt lovverk og kontekst. I høringsutkastet fra Justisdepartementet er det foreslått at de organene som omfattes av offentlighetsloven § 2 a skal være pålagt å ha ombud. Det vil i så fall innebære at staten, fylkeskommuner og kommuner har plikt til å opprette personvernombud. Hvordan offentlig sektor defineres vil bli endelig avklart når det nye regelverket vedtas i Stortinget.
Hvem innen privat sektor må ha ombud?
Virksomheter som har som hovedvirksomhet å gjøre følgende i stor skala, må opprette personvernombud:
- regelmessig og systematisk monitorering av personer, eller
- behandling av sensitive personopplysninger, eller
- behandling av opplysninger om straffbare forhold
Nedenfor forklarer vi nærmere hvordan de ulike begrepene kan tolkes.
Hovedvirksomhet «Hovedvirksomhet» er kjerneaktiviteter som er nødvendig for å oppnå virksomhetens mål. Hvis behandling av personopplysninger er uløselig forbundet med virksomhetens produkter eller tjenester, skal det ses på som en hovedvirksomhet.
To eksempler på dette:
- Et sykehus sin hovedvirksomhet er å gjøre folk friske, men sykehuset kan ikke gjøre det uten å behandle personopplysninger i stor skala. Sykehuset er derfor pålagt å ha personvernombud.
- Et sikkerhetsselskap utfører kameraovervåking på flere kjøpesentre. Å sørge for sikkerheten er hovedvirksomheten, men dette forutsetter behandling av personopplysninger. Sikkerhetsselskapet blir derfor pålagt å ha personvernombud.
Personaladministrasjon og vanlig IT-støtte er standard i alle virksomheter, og blir i denne sammenheng ikke sett på som hovedvirksomhet. Dermed utløses ikke pålegget om å ha personvernombud.
Stor skala Forordningen definerer ikke hva som ligger i begrepet «stor skala». Følgende faktorer bør imidlertid tas med i en vurdering av om en behandling er i stor skala, eller ikke:
- antallet personer det behandles opplysninger om
- mengden og omfanget av personopplysningene som blir behandlet
- varigheten av behandlingen
- det geografiske omfanget av behandlingen
Eksempler på aktører som foretar behandling av personopplysninger i stor skala er sykehus, offentlige transportsystemer i en by, banker, forsikringsselskaper, søkemotorer på internett og internett- og teletilbydere.
Eksempler på aktører som ikke vil falle inn under begrepet «stor skala» er fastleger eller advokater som kun behandler opplysninger for et begrenset antall pasienter eller kunder.
Regelmessig og systematisk Heller ikke når det gjelder «regelmessig og systematisk» gir forordningen en definisjon, men følgende punkter bør legges til grunn i en vurdering:
- Regelmessig:
- Behandlingen av personopplysninger skjer løpende eller jevnlig i en bestemt periode
- Behandlingen gjentas på bestemte tidspunkter
- Systematisk:
- Behandlingen av personopplysninger skjer etter et system
- Behandlingen er forhåndsbestemt, organisert eller metodisk
- Behandlingen skjer som en del av en generell plan for datainnhenting
- Behandlingen skjer som en del av en strategi
Monitorering «Monitorering» beskrives nærmere i fortalepunkt nummer 24 («fortale» er en innledende forklaring til de enkelte artiklene i lovteksten):
«For å fastslå om en behandlingsaktivitet kan anses som monitorering av de registrertes atferd bør det bringes på det rene om det skjer sporing av fysiske personer på internett, herunder en mulig påfølgende bruk av teknikker for behandling av personopplysninger som innebærer profilering av en fysisk person, særlig med det formål å treffe avgjørelser om vedkommende eller analysere eller forutsi vedkommendes personlige preferanser, atferd eller holdninger.»
Oppsummert omfatter «monitorering» i denne sammenhengen alle former for sporing og profilering på nettet, inkludert persontilpasset reklame.
Begrepet monitorering begrenses imidlertid ikke bare til aktiviteter på internett. Eksempler på aktiviteter som kan falle inn under begrepet monitorering er:
- drift av et telekommunikasjonsnettverk
- målrettet e-postreklame
- profilering og vurdering i forbindelse med kredittvurdering
- sporing av lokasjon i mobilapplikasjoner
- monitorering ved bruk av helsearmbånd
- kundeklubber eller lojalitetsprogrammer
- kameraovervåking
- bruk av internettilknyttede enheter, som for eksempel smarte biler, automatiske strømmålere, smarthus og lignende
Sensitive opplysninger og straffbare forhold «Særlige kategorier av opplysninger samt personopplysninger knyttet til straffedommer og straffbare forhold» refererer til definisjoner i artikkel 9 og 10:
- Sensitive opplysninger/særlige kategorier av personopplysninger (art. 9):
- rasemessig eller etnisk opprinnelse
- politisk oppfatning
- religiøs eller filosofisk overbevisning
- fagforeningsmedlemskap
- behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person
- helseopplysninger
- opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle legning
- Straffbare forhold (art. 10):
- personopplysninger i forbindelse med straffedommer og straffbare forhold eller tilknyttede sikkerhetstiltak
Kan virksomheten opprette personvernombud på frivillig basis?
Datatilsynet oppfordrer alle virksomheter som gjør en omfattende innsamling og bruk av personopplysninger, eller som behandler opplysninger som er særlig beskyttelsesverdige, om å opprette et personvernombud. Dette gjelder også de som ikke er pålagt å gjøre det. Vær da oppmerksom på at dersom dere oppretter ombud på frivillig initiativ, vil artiklene 37-39 i forordningen gjelde på lik linje som for lovpålagte ombud.
En virksomhet står selvfølgelig fritt til å ansette eller leie inn arbeidskraft for å ivareta personvernet uten at denne eller disse personene har rollen som personvernombud. I slike tilfeller er det viktig at det kommer tydelig fram, både innad og utad i virksomheten, at tittelen, oppgavene og rollen til disse ikke kan forveksles med et personvernombud.
Må også databehandlere opprette personvernombud?
Både den behandlingsansvarlige og databehandleren er pålagt å ha personvernombud hvis kriteriene i artikkel 37 er oppfylt. Avhengig av hvem som oppfyller kriteriene kan det være enten den behandlingsansvarlige eller databehandleren som er pålagt å ha personvernombud, men det kan også være begge.
Et eksempel:
En liten familiebedrift selger hvitevarer og kjøper tjenester av et webanalysebyrå for å tilby målrettet reklame på nettsiden sin. Familiebedriften sin behandling av personopplysninger er såpass begrenset at det ikke faller inn under begrepet «stor skala». Webanalysebyrået derimot har så mange forskjellige kunder at det til sammen tilsvarer behandling av personopplysninger i stor skala. I dette tilfellet skal webanalysebyrået utnevne personvernombud, mens familiebedriften ikke har den samme plikten.
Et personvernombud som er utnevnt av en databehandler har også ansvar for de øvrige behandlingene som virksomheten er behandlingsansvarlig for (for eksempel IT, personal/HR, logistikk og lignende).
Les mer om personvernombudsordningen